Kantor tanpa kertas adalah persekitaran kerja di mana penggunaan kertas dihilangkan atau digunakan dengan bijak. "Going paperless" boleh menjimatkan wang, meningkatkan produktiviti, menjimatkan ruang, membuat dokumentasi elektronik dan berkongsi maklumat lebih mudah dan meminimumkan kerosakan alam sekitar. Konsep paperless pejabat tidak harus terhad kepada pejabat.
Dengan diberlakukannya undang-undang baru yang memaksa syarikat untuk melaksanakan due Diligence dalam mengurus dan menyimpan dokumen dengan maklumat identiti peribadi, sistem paperless pejabat sekarang lebih kritis.
Sejarah
Kantor tanpa kertas adalah slogan humas's, bertujuan untuk menerangkan pejabat masa depan. Ide dasarnya adalah bahawa otomasi pejabat akan membuat kertas berlebihan bagi tugas-tugas rutin seperti pencatatan dan perakaunan. Idea ini datang menjadi terkenal dengan diperkenalkannya komputer peribadi. Sementara ramalan PC pada setiap meja itu sangat terus mata, di pejabat paperless 'kurang kenabian. Perbaikan printer dan mesin fotokopi telah membuat lebih mudah untuk menyalinkan dokumen dalam jumlah besar, pengolah kata memiliki pekerjaan setiausaha deskilled terlibat dalam penulisan dokumen-dokumen tersebut, hal kemudahan berkomunikasi melalui email telah sangat meningkatkan jumlah dokumen cetak dan hasilnya adalah perkembangan kertas.
Sebuah ramalan awal pejabat paperless dibuat dalam sebuah rencana Business Week pada tahun 1975. [1]
Kesan komputer
Bertentangan dengan ramalan dari kantor tanpa kertas, pengenalan komputer meningkat menggunakan kertas, dengan menggunakan kertas pejabat di seluruh dunia lebih dari dua kali ganda 1980-2000 [2] ini telah dikaitkan dengan kemudahan peningkatan pengeluaran dokumen [2] - agak. dari jenis dokumen perlu up, dengan mudah boleh mencetak beberapa salinan, email kepada seseorang yang kemudian mencetak salinan, mencetak laman web, dan sebagainya. Namun, sejak sekitar 2000, dengan menggunakan kertas pejabat global telah mendatar dan sekarang menurun, yang telah dikaitkan dengan pergeseran generasi, orang-orang [2] muda yang kurang cenderung untuk mencatat dokumen, dan lebih cenderung untuk membacanya di layar .
Paperless pejabat tradisional versus falsafah
Sebuah pejabat tradisional terdiri daripada sistem pemfailan berasaskan kertas, yang mungkin telah memasukkan peti arkib, folder, rak, sistem Microfiche, dan almari gambar, yang semuanya mengambil ruang yang cukup, memerlukan rawatan dan peralatan.
Sementara itu, pejabat tanpa kertas hanya boleh terdiri daripada sebuah meja, kerusi, dan komputer (dengan jumlah mudah simpanan tempatan atau rangkaian), dan pengguna boleh menggunakan dan menyimpan semua maklumat dalam bentuk digital, termasuk pengenalan suara dan sintesis pidato.
Tiga langkah mudah untuk memulakan sebuah pejabat paperless adalah untuk berfikir sebelum tinta, preview dokumen anda, dan mencetak ke PDF.
Metafora dan falsafah
paperless pejabat juga merupakan metafora untuk menggembar-gemburkan teknologi baru dalam hal 'modernitas' daripada kesesuaian untuk tujuan sebenarnya. [4]
Kantor tanpa kertas juga dianggap sebagai falsafah diarahkan kerja dengan jumlah minimum kertas, dengan menggunakan proses dan sistem yang menghilangkan keperluan untuk kertas sama sekali dan untuk menukar segala bentuk dokumentasi bagi bentuk digital.
Menghilangkan kertas melalui Automasi dan bentuk syarikat otomasi
Cara utama untuk pergi paperless adalah untuk menggunakan sistem atau sekumpulan sistem yang bekerja sepenuhnya secara online dan tanpa perlu untuk mencetak kertas. Banyak contoh ini sudah digunakan oleh perniagaan termasuk sistem kewangan yang menggantikan buku besar umum, database menukar kad indeks dan rolodexes, email menggantikan jenis-mel bertulis dan fax, internet menggantikan buku rujukan (contohnya buku telefon, katalog penjual, ensiklopedi, dll ) .. [5]
Cara lain untuk menghilangkan kertas adalah dengan mengotomatisasi proses berasaskan kertas yang mengandalkan pada bentuk, aplikasi dan survei untuk menangkap dan data saham. Kaedah ini disebut sebagai 'Enterprise borang Otomasi' dan biasanya dilakukan dengan menggunakan dokumen-dokumen cetak-sempurna yang ada dalam format elektronik untuk membolehkan anda pre-mengisi data yang ada, menangkap data secara manual dimasukkan talian oleh pengguna akhir, menyediakan kaedah dalam untuk menghantar borang data ke sistem pemprosesan dan digital menandatangani dokumen-dokumen elektronik tanpa cetak.
Teknologi yang boleh digunakan dengan Enterprise borang Otomasi meliputi -
* Borang Teknologi (contohnya Adobe PDF) - untuk membuat, menampilkan dan berinteraksi dengan dokumen-dokumen dan bentuk-bentuk
* Enterprise borang Otomasi perisian - untuk mengintegrasikan bentuk dan data borang dengan sistem pemprosesan
* Database - digunakan untuk menangkap data dan pemprosesan dokumen prefilling
* Workflow platform - digunakan untuk maklumat laluan, dokumen dan proses aliran langsung
* Tanda tangan digital penyelesaian - yang digunakan oleh pengguna-akhir untuk menandatangani dokumen-dokumen secara digital
* Web server - digunakan untuk host proses, disampaikan menerima data, menyimpan dan menguruskan dokumen-dokumen hak dokumen
Salah satu isu utama yang telah membuat syarikat dari mengadopsi Automasi dokumen yang menangkap tanda tangan digital dengan cara kos-efektif dan sesuai. Dengan E-Sign Act 2000 Kongres membuat undang-undang bahawa dokumen-dokumen tidak dapat ditolak atas dasar satu tanda tangan elektronik dan semua syarikat perlu menerima tanda tangan digital pada dokumen. Hari ini ada pilihan hemat biaya cukup sedia, termasuk penyelesaian yang tidak memerlukan pengguna-akhir untuk membeli peranti keras atau peri
Digitalisasi dokumen berasaskan kertas
Aspek lain kunci dari falsafah pejabat tanpa kertas adalah penukaran dari dokumen kertas, foto, rencana teknik, Microfiche dan semua sistem berasaskan kertas lain untuk dokumen-dokumen digital. Teknologi yang boleh digunakan adalah termasuk -
* Scanners
* Penyelesaian Mail Digital
* Kelajuan scanner Tinggi - digunakan untuk pengimbasan kelantangan sangat besar kertas.
* Buku mesin fotokopi - digunakan untuk memuat foto dan naskah buku besar.
* Wide format scanner - digunakan untuk mengimbas gambar teknik.
* Gambar Scanners
* Negatif Scanners
* Microfiche scanner - digunakan untuk menukar Microfiche untuk dokumen-dokumen digital.
* Laserfiche menukar Microfiche untuk dicari dan digital
* Digitalisasi surat pos - mempunyai akses dalam talian isi diimbas.
* Fax ke PDF penukaran
* Pejabat Pos Online - outsourcing pengurusan bekicot mail
* Multifungsi printer
* Dokumen sistem pengurusan
Setiap teknologi menggunakan perisian yang menukar format raster yang (bitmap) ke dalam bentuk lain bergantung pada keperluan. Umumnya, mereka melibatkan beberapa bentuk teknologi mampatan gambar yang menghasilkan gambar raster yang lebih kecil atau penggunaan pengenalan aksara optik (OCR) untuk menukar dokumen kepada teks. Kombinasi dari OCR dan raster digunakan untuk mengaktifkan kemampuan carian tetap menjaga bentuk asli dari dokumen.
Masalah yang dihadapi oleh mereka yang ingin mengambil falsafah paperless untuk menyekat telah undang-undang hak cipta. Undang-undang-undang-undang ini menyekat pemindahan dokumen terpelihara hak cipta dari satu medium ke lain, seperti buku menukar ke format elektronik.
Sebuah langkah penting dalam penukaran kertas-ke-digital adalah keperluan untuk label dan katalog dokumen yang diimbas. label tersebut membolehkan dokumen yang diimbas akan dicari. Beberapa teknologi telah dibangunkan untuk melakukan hal ini, tetapi umumnya melibatkan baik manusia katalog atau mengindeks automatik dalam dokumen OCR.
Namun, scanner dan perisian terus membaik, dengan kecil, scanner portabel yang dapat mengimbas dokumen A4-sisi dua kali ganda di sekitar 30-35ppm ke format raster (TIFF biasanya faks 4 atau PDF).
Mengamankan dan pelacakan dokumen
Sebagai kesedaran pencurian identiti dan pelanggaran data menjadi lebih luas, undang-undang baru dan peraturan yang berkenaan menghendaki syarikat yang menguruskan atau menyimpan maklumat peribadi kepada berhati-hati dengan dokumen-dokumen. sistem perkantoran paperless lebih mudah untuk mengamankan dari peti arkib tradisional, dan boleh menjejaki akses individu untuk setiap dokumen.
Kesulitan dalam mengadaptasi pejabat paperless
Mungkin ada kos dan untuk sementara kerugian produktiviti terlibat ketika menyesuaikan dengan konsep pejabat tanpa kertas. peraturan kerajaan dan dasar perniagaan ini juga boleh melambatkan adopsi.
Bisnis harus mengatasi kesulitan teknologi seperti perbandingan format fail, umur panjang dokumen digital, kestabilan sistem dan membuat pekerja yakin dan pelanggan mempunyai kemahiran teknologi yang diperlukan.
NERACA - Setiap karyawan di suatu perusahan tidak akan pernah terlepas dan Kertas, segala aktivitas ataupun laporan yang berhubungan dengan perusahaan akan selalu ditulis di atas kertas sebagai bukti administrasi yang dapat digunakan suatu saat. Tapi kadangkala tumpukan kertas yang berlebihan di meja karyawan malah membuat pekerjaan mereka semakin ribet dan ruangan kerja pun akan tampak kotor. Namun seiring berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi semua data dalam tumpukan kertas tersebut dapat disulap menjadi data elektronik atau digital yang lebih efektif dan ramah lingkungan.
Untuk mempermudah pengelolaan data dari paper ke paperless, bertempat di Menara Axis, selasa (30/3) lalu, Axis bekerjasama dengan Oracle dan iForce Consulting Indonesia menyampaikan keberhasilnya dalam mengimplementasikan Oracle Enterprise Content Management (ECM) Suite dalam menciptakan lingkungan usaha nirkertas dengan platform manajemen pengetahuan yang efektif untuk karyawan. Dengan menggunakan program Oracle ini, Axis membangun suatu infrastruktur terpadu untuk pembuatan, pengelolaan dan distribusi dokumen, berkas, konten web, dan aset digital yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas karyawan, mengurangi pengulangan proses, serta meningkatkan konsistensi komunikasi. Evolusi baru dari Axis dan ECM ini memberikan dampak langsung maupun tidak langsung bagi konsumen Axis sehingga mempermudah mereka untuk berkolaborasi dengan divisi lain.
Menurut Muslim Khan, Chief Technology Officer Axis, dulu segala data atau konten perusahaan berupa kertas, sedangkan sekarang hampir 80% konten perusahaan sudah berupa email atau grafik yang di-handle secara eletronik. Oleh sebab itu, dengan adanya Oracle Enterprise Content Management Suite, memungkinkan mereka untuk merampingkan proses bisnis di seluruh bagian organisasi. Apalagi dengan platform managemen yang terpadu dan menyeluruh, membuat teknologi Oracle ini sangat membantu untuk beradaptasi dengan lingkungan usaha dan kompetisi pasar yang terus berubah. Selain itu, solusi ini sangat membantu untuk menciptakan lingkungan kerja yang ramah lingkungan dengan menyediakan platform yang aman untuk properti intelektual.
Hal senada juga diungkapkan oleh Stuart Fen-wick selaku Senior Director, Oracle Fusion Middle-ware for Oracle Asia Pacific. Ia mengatakan, setiap hari berbagai departemen di Axis membuat sejumlah besar dokumen, berkas, konten web untuk kebutuhan yang berbeda-beda. Axis melakukan investasi dengan menggunakan Oracle Enterprise Content Management Suite yang secara proaktif mencari solusi untuk mengurangi penggunaan kertas. Selain itu pengelolaan dokumen secara elektronik semakin efektif dengan mengurangi pekerjaan manual yang rentan kesalahan, membutuhkan banyak tenaga kerja, serta mengamankan informasi digital yang mereka punya."Oracle Enterprise Content Management Suite benar-benar memberikan keuntungan yang sangat besar bagi kami, di antaranya dapat menekan biaya, mengotomatisasi proses, mengatasi kekurangan sumber daya, penggunaan konten secara efesien, meminimalkan dokumen yang hilang dan mengelola risiko dengan lebih baik," tambah Muslim, "dian
